Die Eisenhower-Matrix ist ein bekanntes und beliebtes Modell zur Verbesserung des Zeitmanagements. Doch obwohl sie einfach erscheint, scheitern viele Personen an der Umsetzung. Sechs Tipps helfen dabei, die Matrix richtig anzuwenden, Aufgaben sinnvoll zu priorisieren und (Arbeits-)Stress abzubauen.
Klient*innen kommen häufig zu Coaches, weil sie ihre Zeit nicht im Griff haben – sie berichten dann von Stress, Konflikten, belasteten Beziehungen, Unruhe, schlechtem Schlaf und einer generellen Unzufriedenheit. Oft stellt man fest, dass diese Menschen durch Ratgeber, Youtube-Videos und Workshops wissen, was sie tun sollten, aber an der Umsetzung scheitern. Wie es besser geht, zeigt das Beispiel der "richtigen" Aufgaben-Priorisierung mit der Eisenhower-Matrix.
Die Eisenhower-Matrix ist ein Klassiker des Zeitmanagements. Mit dieser 2x2-Matrix mit den Dimensionen "Wichtigkeit" und "Dringlichkeit" ordnet man die anstehenden Aufgaben in eines der vier Felder:
- Wichtig und dringlich – selber machen
- Unwichtig und dringlich – delegieren
- Wichtig und nicht-dringlich – planen
- Unwichtig und nicht-dringlich – loslassen
Obwohl das Modell einfach erscheint, scheitern viele an der Anwendung. Einige typische Erfolgsfaktoren wollen wir nun näher betrachten, denn: Priorisierung mit der Eisenhower-Matrix funktioniert!
Die Eisenhower-Matrix (Abbildung: Müller, 2021)
Erfolgsfaktor 1: "Wichtigkeit" und "Dringlichkeit" klar definieren
Viele Menschen tun sich mit der Definition der Matrixdimensionen schwer: Für sie ist alles wichtig und dringlich. Statt in einer Vierfelder-Matrix leben sie nur in dem einen Feld des "sofortigen Tuns". Wenn es Ihnen ähnlich geht, sollten Sie die Grenzen zwischen wichtig und unwichtig und dringlich und nicht-dringlich festlegen. Wobei dies gar nicht so einfach ist.
Ein Ansatz ist, sich bei jeder Aufgabe zu fragen: Was passiert, wenn ich damit bis (über-)morgen oder nächste Woche warte (planen)? Was, wenn jemand anderes sie erledigt (delegieren)? Was, wenn niemand sie erledigt (loslassen)? Diese Gedankenexperimente können dazu führen, die Aufgaben differenzierter zu sehen. Im Team ist diese Definition umso wichtiger, da jedes Teammitglied die Konstrukte "Wichtigkeit" und "Dringlichkeit" anders verstehen kann. Dann führt die Matrix statt zur Zeitersparnis zu zeitraubenden Konflikten und wird zum Zeitfresser.
Solche Zeitfresser können auch bei den vier Matrixfeldern auftreten:
Erfolgsfaktor 2: Klar delegieren
Häufig wird Delegation als "rüberwerfen" gesehen (gerne unpersönlich per E-Mail), in der Hoffnung, dass der/die Empfänger*in dann schon etwas daraus macht. Besser gehen Sie die Delegation als Gespräch an, in dem Sie den Kontext erklären, smarte Ziele setzen (spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert), Gelegenheit für Rückfragen geben, Unterstützung anbieten und gemeinsam das Feedback vereinbaren. Damit ist allen Beteiligten klar, um was es geht und was bis wann wie erwartet wird.
Erfolgsfaktor 3: Mit dem Kalender planen
Planung führt dazu, dass der eigene Zeitplan entzerrt wird. Allerdings verstehen viele unter Planung, dass etwas nicht sofort erledigt wird, sondern irgendwann: "Aus den Augen, aus dem Sinn". Damit erreichen Sie allerdings nur, dass die ‚geplante‘ Aufgabe eines Tages auftaucht, sofort fällig wird (da dann wichtig und dringlich) und den Tagesplan über den Haufen wirft. Richtige Planung besteht darin, bei jeder Aufgabe den Aufwand abzuschätzen, den Kalender vorzunehmen und in der Zukunft dafür einen Zeitslot zu blocken. Falls der Kalender in der Zukunft schon voll ist, dann kann das ein Indiz sein, dass Ihnen generell zu viele Aufgaben vorliegen.
Erfolgsfaktor 4: Schrittweise loslassen
Haben auch Sie einige Themen, die unwichtig und nicht-dringlich sind: "Ich wollte/sollte mal…"? Die Gedanken an diese Projekte benötigen viel Energie und Zeit, die an anderer Stelle fehlen. Vielfach haben Sie diese Themen aber liebgewonnen, daher fällt das komplette Loslassen schwer. Eine charmante Lösung ist die "Loslassschachtel", die man mit solchen Aufgaben befüllt und gut sichtbar verstaut. Mit ihr lassen Sie diese Themen schrittweise los und beruhigen den Verstand, da Sie die Schachtel jederzeit wieder hervorholen können.
Erfolgsfaktor 5: Realistisches Planen zu Beginn des Tages
Oft ist schon zu Tagesbeginn klar, dass all das, was man vorhat, nicht zu schaffen ist. Es lohnt sich, zu Tagesbeginn eine realistische Einschätzung zu betreiben und nochmals zu priorisieren, so dass eine echte Chance besteht, dass die Aufgaben auch erledigt werden.
Generell ist zu empfehlen, die Priorisierung mit verschiedenen Zeithorizonten (wie Jahr, halbes Jahr, Quartal, Monat, Woche, Tag) durchzuführen und so z. B. durch Priorisierung auf Quartalsebene Zeitprobleme auf Wochenebene zu vermeiden. Dasselbe gilt für Organisationseinheiten: Das, was eine Abteilung verspricht, muss auf Team- oder Mitarbeitendenebene leistbar sein und dies ist schon in der Priorisierung erkennbar.
Erfolgsfaktor 6: Nutzung des Matrixprozesses „als Zutrittskontrolle“
Der Priorisierungs-Prozess mit der Matrix kann auch dafür genutzt werden, die Sinnhaftigkeit des Gesamtvolumens an Aufgaben zu hinterfragen: Vielleicht ist mein Team schon zu (mehr als) 100 % ausgelastet? Die Lösung ist, bei jeder neuen Aufgabe kritisch zu hinterfragen, ob sie denn zu mir bzw. meinem Team gehört.
Häufig nehmen wir neue Aufgaben unreflektiert an, da sie uns schmeicheln, sonst keiner sie tun will oder jemand anders sich damit profilieren würde. Dabei wird man eine Aufgabe, die angenommen wurde, oft nur sehr schwer wieder los – die Überlastung ist fast vorprogrammiert. Daher besteht der erste Schritt guten Zeitmanagements darin, vor der Priorisierung sicherzustellen, dass Sie nur Aufgaben zulassen, die wirklich zu Ihrem eigenen Aufgabenbereich oder dem Ihres Teams gehören. Entsprechend ist die Matrix eine Zutrittskontrolle zur eigenen Arbeitswelt oder der des Teams.
Vielleicht gerade weil die Eisenhower-Matrix so einfach aussieht, werden die Herausforderungen der Nutzung unterschätzt. Die gezeigten Erfolgsfaktoren helfen, dies zu vermeiden, den vollen Nutzen der Priorisierung zu erreichen und so seine eigene Zeit und die seines Teams so zu gestalten, dass die Ziele ohne Stress erreicht werden können.
