8. Juli 2008
Wie sieht die ideale E-Mail aus? Eine scheinbar banale Frage, aber überaus wichtig. Denn fast jeder kommuniziert täglich per E-Mail, leidet unter ihrer Flut oder ist begeistert, wie rationell man mit ihnen arbeiten kann. Diplom-Psychologin Annette Kielholz gibt in ihrem neuen Buch „Online-Kommunikation“ auf die Frage, wie man gute E-Mails schreibt, psychologisch fundierte Antworten. Folgende Aspekte gilt es dabei zu berücksichtigen:

• Eine E-Mail sollte die Aufmerksamkeit gut lenken. Dazu gehört, dass die Betreffzeile möglichst genau den Inhalt der Mail wiedergibt und erforderliche Aktionen ankündigt, z.B. „Bitte um Feedback“.
• Der Schreibstil sollte nicht nachlässig oder salopp sein. Man sollte ebenso formell antworten wie geschrieben wurde. Eine höfliche Anrede und Grußformel verstehen sich von selbst.
• Zu Attachements sollte immer ein kurzer Begleittext verfasst werden. Zudem werden Standardformate, wie z.B. PDF, am meisten geschätzt.
• CC-Mails (Kopien) sollten nur dann versendet werden, wenn man den Empfänger lediglich in Kenntnis setzen will, ohne dass sich weitere Aufträge für ihn ergeben. Bei BCC-Mails (Blindkopien) ist immer kurz zu überlegen, warum es stattdessen keine CC-Mail sein kann. Das kann häufig einen Konflikt signalisieren.
• E-Mails sollten nur weitergeleitet werden, wann man sie um unterinteressante lange Passagen bereinigt hat oder die Weiterleitung dem ursprünglichen Sender nicht schaden kann.
• Bei Konflikten gilt, dass man diese besser per Telefon oder in einem persönlichen Gespräch klärt, da sich über E-Mails die Meinungsverschiedenheit meist nur noch vergrößern.