Wirtschaftspsychologie aktuell – Zeitschrift für Personal und Management
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Lernen von Eva-Maria Schulte

Meetingkrank

2. Mai 2013

Eine Forschergruppe um Eva-Maria Schulte hat herausgefunden: Meetings machen krank, wenn sie schlecht geplant werden und wenn in ihnen häufig gejammert, gelästert oder geplappert wird.

Malad machende Meetings?

Die Psychologin Eva-Maria Schulte ist wissenschaftliche Mitarbeiterin am Lehrstuhl für Arbeits-, Organisations- und Sozialpsychologie der Technischen Universität Braunschweig. Sie forscht zu Teamarbeit und Teamentwicklung.

In der neuen Ausgabe der Fachzeitschrift Personal quarterly hat sie zusammen mit ihren Forscherkolleginnen Tatjana Fenner und Simone Kauffeld die Ergebnisse einer Studie veröffentlicht, in der Auswirkungen von Meetings untersucht wurden.

Ihre Annahme war, dass Meetings buchstäblich krank machen können, wenn sie nicht gut gestaltet werden, wenn während der Besprechung schlecht kommuniziert wird und wenn zu viel Zeit in Besprechungen verbracht wird.

Gutes Meeting-Design

Gut gestaltet sind Meetings, wenn folgende Punkte zutreffen:

Schlechte Kommunikation

Typische Verhaltensweisen schlechter Kommunikation, die in Meetings immer wieder gezeigt werden, sind (S. 9ff.):

In der Untersuchung wurden 60 Mitarbeiter eines Energieunternehmens zu ihren wöchentlichen Meetings interviewt. Gefragt wurde nach gutem Design und schlechter Kommunikation. Außerdem sollten sie ihr gesundheitliches Wohlbefinden einschätzen und angeben, wie viel Zeit sie in Sitzungen zubringen. Wie sahen die Ergebnisse aus?

Krankmacher: schlechtes Design, schlechte Kommunikation

Häufig wurde schlecht kommuniziert. Die Befragten saßen pro Woche durchschnittlich in vier Meetings, die zusammen fast sechs Stunden dauerten. Für rund 58 Prozent der Befragten waren die Meetings größtenteils unproduktiv. Die häufigsten Muster schlechter Kommunikation waren Jammern, Seitengespräche und Abschieben von Verantwortung.

Schlechtes Design und schlechte Kommunikation machten krank. Wenn die Meetings nur unzureichend gestaltet waren, wurde auch mehr gejammert, abgewertet und Verantwortung abgeschoben. Diese schlechte Kommunikation führte dazu, dass sich viele Mitarbeiter nicht wohlfühlten und ständig an ihre Arbeit denken mussten.

Wer sehr viel Zeit in Meetings verbrachte, litt besonders unter schlechter Kommunikation. Jammern, lästern, Zeit vertrödeln machte vor allem jene krank, die besonders häufig in Meetings saßen.

Tipps für gute Meetings

Damit Meetings die Mitarbeiter nicht länger auslaugen, geben die Autorinnen ausgehend von den Ergebnissen folgende Tipps:

Meetings gut planen. Dazu gehört vor allem ein Themenplan und dass Besprechungen pünktlich begonnen und beendet werden.

Steuerungskarten einsetzen. Auf diesen Kärtchen steht zum Beispiel „Jammern“ oder „Wortbeitrag unterbrochen“. Man hebt sie hoch, wenn jemand klagt oder einen anderen unterbricht. Vorher wurde mit allen Teilnehmern abgesprochen, dass mit den Karten wenig zielführendes Verhalten eingeschränkt werden kann und wie das in der Besprechung genau geschieht. Dann braucht man sie nur noch hochzuheben ohne etwas zu sagen.

Jemand ist fürs Zeitmanagement verantwortlich. So wie es einen Meetingleiter oder Protokollführer gibt, könnte auch jemand aus dem Team dazu bestimmt werden, auf die Einhaltung des Zeitplans zu achten.

Sich strukturierend äußern. Dazu gehört, auf das Ziel der Besprechung zu verweisen, ein Vorgehen zu schildern oder Handlungen zu priorisieren. Dadurch wird Struktur gegeben, was für die meisten hilfreich ist.

Einen Themenspeicher nutzen. In einer gemeinsamen Datei können Themen für künftige Meetings gesammelt werden. So haben alle einen Überblick über anstehende Besprechungspunkte. Außerdem kann ein Meeting so geplant werden, dass es erst ab einer bestimmten Anzahl von Punkten zustande kommt.

© Wirtschaftspsychologie aktuell, 2013. Alle Rechte vorbehalten.

Weiterführende Informationen:

Eva-Maria Schulte, Tatjana Fenner, Simone Kauffeld (2013). Nicht ohne Nebenwirkungen: Gesundheitsrisiko Meeting. Personal quarterly, 2/2013, 8-15.

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